임금대장 근로계약서…퇴사해도 3년간 보관해야

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경영정보 ㅣ 인사노무 임금대장 근로계약서…퇴사해도 3년간 보관해야 분쟁 대비 보존기간 지키는 게 유리…사업주가 알아야 할 주요 규정

기사입력2016-05-20 13:00

장수일 객원 기자 (sooil.jang@gmail.com) ㅣ다른기사보기

포티스 파트너스 장수일 상무

근로계약은 향후 노사 간의 권리다툼을 명확히 한다는 취지에서 반드시 서면으로 하는 게 바람직하다. 근로계약서에는 임금의 구성항목, 계산방법, 지급방법, 소정근로시간, 주휴일, 연차휴가에 대한 내용을 반드시 기재해야 하고, 이를 근로자에게 교부해야 한다.

또 사용자는 각 사업장별로 근로자명부를 작성하고 근로자의 성명, 성별, 생년월일, 주소, 이력, 종사하는 업무의 종류, 고용 또는 고용갱신 연월일, 계약기간을 정한 경우에는 그 기간 기타 고용에 관한 사항, 해고 퇴직 또는 사망의 경우에는 그 연월일과 사유, 기타 필요한 사항을 기입해야 한다. 기입한 사항에 변경이 있는 경우에는 지체 없이 정정해야 한다.

사용자는 이와함께 각 사업장별로 임금대장을 작성하고 임금과 가족수당계산의 기초가 되는 사항, 임금액, 성명, 주민등록번호, 고용연월일, 종사하는 업무, 근로일수, 근로시간 수, 연장 및 야간 또는 휴일근로를 시킨 경우 그 시간 수, 기본급과 제 수당 임금의 내역별 금액 등을 임금을 지급할 때마다 기록해 둬야 한다.

직원이 퇴사하는 경우 근로계약서·임금대장 등 관련 서류를 바로 폐기하는 경우가 왕왕 있다. 하지만 이들 서류는 3년간 보존해야 한다.<자료=비자트>

임금은 매월 1회 이상 일정한 날짜를 정해 현금 또는 통장으로 그 전액을 지급해야 한다. 다만, 법령 또는 단체협약에 특별한 규정이 있는 경우에는 임금의 일부를 공제하거나 또는 통화 이외의 것으로 지급할 수 있다. 또 임시로 지급하는 임금, 수당, 기타 이에 준하는 임금에 대해서는 매월 1회 이상 지급하지 않아도 된다.

문제는 이상의 서류 등을 작성해놓고 보관을 소홀히 하는 경우가 왕왕 있다는 점이다. 중소기업 규모에서 퇴사한 직원의 근로계약서를 규정대로 3년동안 보관하고 있는 곳은 많지 않을 것이다. 대개 근로자가 퇴사할 경우 관련 서류를 바로 폐기하는 경우가 적지 않다. 임금대장이나 근로계약서 또는 근로자명부 등은 3년간 보존하도록 규정했지만, 이를 지키는 경우가 많지 않다는 얘기다. 하지만 예를들어 퇴사한 근로자와 임금과 관련된 분쟁이 발생했을 때, 사용자 입장에서 임금을 제대로 지급했다는 것을 증명할 수 있는 입증서류가 필요할 수 있다.

사용자는 ▲근로자 명부의 경우 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날부터 ▲근로계약서는 근로관계가 종료된 날부터 ▲임금대장은 최후 기입한 날부터 날짜를 계산해 3년간 보존해야 한다. 또 ▲임금의 결정, 지급방법 및 임금계산의 기초에 관한 서류와 ▲승급, 감급, 휴가에 관한 서류는 완결한 날부터 3년동안 보관해야 한다. ▲고용, 해고, 퇴직에 관한 서류는 근로자가 해고되거나 퇴직한 날부터 마찬가지로 3년간 보관한다.

이밖에 ▲연장근로, 감시 또는 단속적으로 근로에 종사하는 자로서 사용자가 고용노동부 장관의 승인을 얻은 자 및 18세 미만자, 산후 1년이 경과되지 아니한 여성, 임신 중의 여성이 명시적으로 청구 규정에 의한 승인·인가에 관한 서류는 승인 또는 인가를 받은 날부터 ▲탄력적 근로시간, 선택적 근로시간, 출장 및 업무의 특성상 특수한 경우 및 운수업, 물품판매 및 보관업, 금융보험업, 영화제작 및 흥행업, 통신업, 교육연구 및 조사사업, 광고업, 의료 및 위생사업, 접객업, 소각 및 청소업, 이용업, 기타공중의 편의 또는 업무의 특성상 필요한 경우로서 근로시간 및 휴게시간의 특례 규정에 의해서 서면합의를 한 경우 서면합의 서류는 서면합의를 한 날부터 ▲사용자는 18세 미만인 자에 대해서는 그 연령을 증명하는 호적증명서와 친권자 또는 후견인의 동의서를 사업장에 비치해야 하는데 그 서면합의를 한 날부터 3년간 보존해야 한다.